Beata Idziniak, kierowniczka Urzędu Stanu Cywilnego w Tarnowie, przyznaje, że interesanci mogą niekiedy czuć się zniecierpliwieni.
– U nas wszystko funkcjonuje coraz lepiej, a pamiętajmy, że minął dopiero rok obowiązywania nowej ustawy. Mamy zresztą lepszą sytuację niż większe miasta, które opóźniły wdrożenie nowych przepisów i teraz muszą „nadganiać”. Staramy się załatwiać sprawy jak najszybciej, ale pewne ograniczenia wynikają z wprowadzania nowego systemu rejestrów państwowych. Prosimy wziąć to pod uwagę, a także dni i pory załatwiania spraw w naszym urzędzie. Najlepszy czas to godziny poranne. Natomiast między dziesiątą a czternastą jest najwięcej interesantów i siłą rzeczy wszystko trwa dłużej. Niezbyt dobrym dniem jest też poniedziałek, kiedy zwykle wydajemy najwięcej aktów zgonu z minionego weekendu.
Elektroniczna rejestracja aktów stanu cywilnego, wydawanie obywatelom odpisów w dowolnym usc i w postaci elektronicznej, liberalizacja zasad zawierania małżeństw poza urzędem oraz usprawnienie i uproszczenie niektórych procedur – to podstawowe założenia nowej ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, obowiązującej od marca 2015 roku. W szczególnych przypadkach możliwe jest załatwienie urzędowej sprawy w miejscu pobytu obywatela bez konieczności wizyty w urzędzie stanu cywilnego.
To niektóre z zalet nowego rozwiązania, ale są i mankamenty, na które zwracają uwagę urzędnicy. Sporządzeniu np. aktu ślubu w formie elektronicznej towarzyszy obowiązkowo papierowy protokół podpisywany przez zainteresowanych. Nowoczesne rozwiązanie krępuje tu nadal tradycyjna forma. Co gorsza, do nowego programu nie da się przenieść cyfrowych danych z istniejących już rejestrów lokalnych.
Wszystko należy więc wpisywać od nowa, a każdy wprowadzany dokument opatrzyć elektronicznym podpisem kierownika urzędu. Ta procedura powoduje niedogodności i irytuje bardziej niecierpliwych petentów.
Przepisy niestety nie przewidują migracji lokalnych baz danych i jeśli np. potrzebny jest dokument z innego miasta, trzeba najpierw zwrócić się do kierownika tamtejszego USC o wpisanie go do nowego systemu, co trwa jakiś czas. Na początku mogą więc wystąpić pewne perturbacje i dłuższe oczekiwanie na żądany dokument.
– Wszystko musi najpierw trafić do centralnej bazy, gdzie jest zapisywane i skąd później wraca do nas na życzenie. Wypełnianie systemu danymi trochę potrwa, ale korzyści ze wspólnej cyfrowej bazy danych i elektronicznego obiegu dokumentów między samymi urzędami stanu cywilnego są oczywiste. A jeśli chodzi o interesantów z Tarnowa, to zaświadczenia i odpisy wydajemy obecnie na bieżąco w ciągu dnia. Nasi urzędnicy załatwiają te sprawy średnio w ciągu dwudziestu minut – utrzymuje Jan Hućko, zastępca kierownika USC w Tarnowie. – Jedynie osoby, które urodziły się poza naszym miastem, muszą poczekać kilka dni na żądany odpis – tyle jeszcze trwać może wpisanie i obieg dokumentów w nowym systemie.
Potrzeba trochę czasu, żeby elektroniczny system w pełni zafunkcjonował, skracając do minimum termin oczekiwania na odpisy aktów urodzenia, zgonu czy małżeństwa.
